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El paso a paso de cómo hacer una nómina

Toda empresa que cuenta con trabajadores contratados requiere de nóminas, un documento básico que sirve como recibo de pago y se entrega mes a mes a los trabajadores, indicando el sueldo recibido por sus servicios y señalando de manera detallada lo que la empresa les paga y les deduce, incluyendo la aportación del trabajador a la Seguridad Social (SS) así como la retención de IRPF que se les aplica.

  • Tipo de contrato: jornada completa o parcial, indefinido o de duración específica, etc.

  • Situación personal del empleado: si está casado, tiene hijos o personas a su cargo, paga una hipoteca, etc.

  • El convenio colectivo de aplicación: influye el salario y sus complementos.

  • Categoría profesional y grupo de cotización.

  • Incidencias producidas a lo largo del mes: enfermedades o accidentes.

  • Pagas extras: si éstas serán prorrateadas en los 12 meses de sueldo o se entregarán aparte.

Como existen diversas variantes, os detallamos la creación de una nómina standard:

1. El encabezado. Incluye:

  • Datos de la empresa (nombre legal de la empresa, domicilio fiscal, CIF y el código de cuenta de cotización).
  • Datos del trabajador (nombre completo, DNI, número de afiliación a la SS, categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de ingreso a la empresa y código de contrato).
  • Periodo de liquidación (el mes trabajado al que hace referencia esa nómina: fecha de inicio, de finalización y total de días).

2. Devengos. Son todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado, sin deducciones. Los devengos suman el salario bruto y están divididos por percepciones salariales y no salariales.

  • Percepciones salariales: percepciones económicas que recibe el empleado por su trabajo (en dinero o especies), más adicionales. Todas se cotizan a la SS y suelen dividirse en:
    • Salario base: cantidad percibida por los días trabajados.
    • Complementos salariales: cantidades extraordinarias que reciba el empleado (por convenio, antigüedad, nocturnidad o peligrosidad, entre otros, o el extra que reciba si su salario se calcula en función de objetivos. Estos complementos también se pueden dividir en personales y de trabajo, según vengan determinados por las características del empleado o del trabajo.
    • Horas extraordinarias: si el empleado trabaja por encima de su horario laboral.
    • Pagas extraordinarias: eso depende del convenio y del acuerdo entre empleado y empresa y son prorrateadas en el sueldo mensual o entregadas como pagas extras.
    • Mejoras voluntarias: Si ofreces a los empleados parte de su sueldo en especie o retribución flexible (el salario en especie no puede superar el 30% del salario bruto).
  • Percepciones no salariales: las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la SS y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos.

3. Deducciones: aquí se incluyen las cantidades que van a ser descontadas de los devengos y que darán como resultado el salario neto. Son varios los tipos de deducciones que debes tener en cuenta:

  • Aportaciones a las cotizaciones de la SS y recaudación conjunta. Son la suma de varias deducciones que se calculan restando un determinado porcentaje a la base de cotización del empleado: Contingencias comunes (4,70%), desempleo (1,55% con contrato indefinido o 1,60% con contrato de duración determinada), formación profesional (0,10%), horas extraordinarias normales (4,70%) y horas extraordinarias de fuerza mayor (2%).
  • IRPF. Se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal.
  • Anticipos. Sólo si la empresa adelanta parte del salario al trabajador.
  • Valor de productos recibidos en especie. Se incluye completo en las deducciones.
  • Otras. Préstamos solicitados a la empresa, cuotas sindicales, etc.

Cada deducción se calcula de manera individual y luego se suman para conseguir la cantidad a deducir. Éste se resta al salario bruto, dando como resultado en salario neto.

4. Las bases de cotización de una nómina: se encuentran en el pie de la nómina, debajo de Determinación de las Bases de Cotización a la S.S. y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa.

Existen dos grupos:

  • Bases de cotización por contingencias comunes (BCCC): salario base + complementos salariales sujetos a cotización + el prorrateo de las pagas extras.
  • Bases de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta: BCCC + el valor de las horas extras. Se usa para calcular el % de la base de accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial.

Tras establecer las bases de cotización y efectuar las deducciones, debemos añadir la cantidad que se paga en concepto de IRPF.

5. Cálculo de la base de IRPF. Esta es la parte más compleja de la nómina, pues la retención depende del sueldo del empleado y de su situación personal, por lo que se recomienda utilizar la Calculadora que Hacienda ha puesto a disposición pública. El % que nos de la calculadora se deberá aplicar sobre la base de retención de IRPF. Se debe tener en cuenta que los contratos temporales siempre, como mínimo, tendrán una retención del 2%.

6. Líquido a percibir: Una vez definidos los devengos y las deducciones, queda la cantidad líquida a percibir. Junto a esto también se muestran los totales de las bases de cotización y dos cantidades adicionales:

  • Remuneración Total: el salario mensual por el que el trabajador cotiza.
  • Pagas Prorrateadas Extras: Si el empleado tiene las pagas extras prorrateadas en su sueldo mensual, esta parte quedará vacía. Si no las tiene, aquí aparecerá la cantidad prorrateada (el total de las pagas extras por 12).

Junto a esa cantidad final, se deben añadir los siguientes datos:

  • Fecha de ingreso de la nómina.
  • Entidad bancaria y número de cuenta del empleado.
  • Sello de la empresa o firma del empleador.
  • Firma del trabajador confirmando su recepción.

7. Pie de nómina: La información del pie de página queda dividida en 4 columnas: aportaciones, base, tipo y aportación empresarial. Así, cada empresa aporta, según el trabajador:

  • En contingencias comunes: 23,6% de la base de contingencias comunes del trabajador
  • En desempleo: 5,5% de la BCCC del trabajador con contrato fijo o 6,7% con contrato temporal
  • En formación profesional: 0,6% de la BCCC del trabajador
  • En fondo de garantía salarial: 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del trabajador.
  • Cotización por CNAE: por el tipo de actividad de la empresa.

8. Entrega y recibo de la nómina: El trabajador debe recibir la nómina (en mano, vía correo o email) como justificante del pago y ésta debe de ajustarse al modelo oficial del Ministerio de Empleo y SS, a menos que el convenio colectivo indique lo contrario o se haya pactado así con la empresa.

Esta es en esencia la estructura que debe tener una nómina. Hay más conceptos que pueden incurrir en la misma y que te iremos desgranando en sucesivos artículos.

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